دستیابی به کاهش اثربخش هزینه‌ها
امروزه سازمان‌ها با چالش‌های جدید روبرو هستند که ممکن است سود و ارزش سهامِ آنها را تهدید کنند. افزایش در تعداد شرکت‌های تجاری مبادله کننده‌ی کالا، فرصت‌های محدود بازار، شفافیت قیمت روزافزون و الزامات روزافزون سرمایه در گردش، تنها موارد اندکی از این چالش‌ها هستند. در میان فرصت‌های رشد محدود، رهبران تجاری به کاهش هزینه‌ها به عنوان یکی از بهترین راهکارها جهت حرکت رو به رشد روی آورده‌اند.
از اینرو بسیاری از سازمان‌ها خواهان کاهش هزینه‌ی اثربخش هستند. این مقاله بر چالش‌های مرتبط با هزینه و راهکارهای بالقوه‌ی آنها در سه حوزه‌ی زیر تمرکز دارد:
• کاهش هزینه بین وظایف سازمانی
• کاهش هزینه داخل سازمان تجاری
• کاهش هزینه‌ی عملیاتی
1- کاهش هزینه بین واحدهای مرتبط سازمانی
یک راهکار مهم جهت کاهش هزینه‌ی پایدار در یک سازمان تجاری، یکپارچگی سفت و سخت بین واحدهای کسب‌وکار است. یک سازمان کاملاً یکپارچه که در آن معاملات با استراتژی و حوزه‌های میان وظیفه‌ای سازمان به خوبی مرتبط شده‌اند، می‌تواند منجر به افزایش سود شود.
می‌توان با اجرای اقدامات کاهش هزینه‌ی مرتبط با استراتژی‌های مصونیت در برابر ریسک ، نظم و انضباط روزافزون در تخصیص سرمایه، در میان سایر اقدامات، هزینه‌های کل سازمان را کاهش داد.
1-1 برنامه‌ریزی سازمانی و استراتژی‌های مصونیت در برابر ریسک
استراتژی‌های مصونیت در برابر ریسک و استراتژی‌های تجاریِ ناکارآمد، اغلب منجر می‌شوند تا شرکت‌ها، سرمایه‌ی غیرضروری انباشته کنند. برخورداری از رویکردی منظم‌تر می‌تواند به راهکاری اثربخش‌تر (با نسبت بالاتر بهره‌وری به هزینه) منجر گردد، بدون آن که لزوما امنیت مالی شرکت به خطر بیفتد. در این راستا باید به ریسک‌هایی که فراتر از حد تحمل شرکت هستند، حذف استراتژی‌هایی که هزینه‌های آنها بیش از مزایای آنهاست، همراستا نمودن اهداف تجاری با اهداف کلی شرکت، توجه اساسی معمول داشت. رعایت این نکات به کاهش هزینه‌های در برابر ریسک کمک می‌کند و می‌تواند منجر به تقویت اعتماد در داخل سازمان گردد.
2- کاهش هزینه در داخل سازمان تجاری
در حالی که شناسایی کمبود درآمدها در فرآیندهای تجاری به آسانی صورت نمی‌گیرد، این پتانسیل وجود دارد که از طریق اصلاح فرآیندها در داخل سازمان تجاری، کاهش هزینه‌ی قابل توجهی کسب کنیم.
بهره‌گیری از دیدگاه متخصصان در زمینه‌ی موضوع مورد نظر، جهت ترسیم مسیر حرکت و بهبود فرآیندها، یکی از سازوکارهای برخورد با این موضوع است.
1-2- به منظور صرفه‌جویی بیشتر هزینه‌ها در فعالیت‌های مربوط به گسترش معاملات، می‌بایست فرآیندهای توسعه‌ی تجاری با استراتژی کلی شرکت همراستا باشند. این امر می‌تواند احتمال این را که پول و زمان به طور صحیح در راستای محصولات قابل ارائه توسط کسب‌وکار که با استراتژیِ رشد کلی شرکت همراستا باشند، صرف شود را افزایش دهد.
2-2- یکی دیگر از اقدامات مهم برای کاهش هزینه‌ها، تأکید بر محاسبه حاشیه‌های ریسک سازمان توسط نهادهای بیرونی است. حاشیه‌های ریسک نیز اغلب توسط خودِ شرکت محاسبه می‌شوند، ولی می‌توان آنها را به سایت‌های معاملات تجاری واگذار کرد که این داده‌ها را محاسبه می‌کنند. یک سازمان تجاری، با برون‌سپاری استراتژیک تعیین اعتبار اولیه، می‌تواند به میزان قابل توجهی در هزینه‌ها صرفه‌جویی کند.
3-2- اتوماسیونِ بخش اجرایی شرکت می‌تواند بدون این که لزوماً حاشیه‌ی سود یا کیفیت خدمات را به خطر بیندازد، از طریق کاهش بیشتر هزینه‌ها به بهترین شکل منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها گردد. با اتوماسیون صورت حساب‌های پیش‌نویس (که می‌توانند پیش از ارسال صورت‌حساب‌های نهایی و تسویه حساب‌ها، جهت تصویب برای شرکا فرستاده شوند) می‌توان یک سری از اعمال دستی را حذف نمود.
3- کاهش هزینه‌ی عملیاتی
دو حوزه‌ی کلیدی که در کاهش هزینه‌های عملیاتی باید مد نظر قرار گیرد، هزینه داده‌های تجاری و هزینه‌های گزارش‌دهی است.
1-3-هزینه داده‌های تجاری
بسیاری از هزینه‌های اضافی، مربوط به حق واسطه‌گری، هزینه داده‌های تجاری و حق اسپانسر است که هر کدام از آنها ممکن است مجدد مورد مذاکره قرار بگیرند و کاهش یابند. این امر ممکن است مستلزم تجزیه‌وتحلیل عواملی شامل هزینه‌های واسطه‌گری موجود در ارتباط با فعالیت‌های اجرایی و تسویه باشد. با بهره‌گیری از فرآیند انتخاب واسطه هم‌زمان با کارت امتیازدهی شرایط و خدمات، می‌توان در عین حفظ ارزش، به کاهش حق‌الزحمه‌ها کمک کرد. همچنین وجوه داده‌های تجاری می‌تواند با تامین کننده‌ی خدمات یا داده‌ها ترکیب و یکی شوند. ارزیابی حق‌الزحمه‌ها، مذاکرات بر سرِ قیمت، مجموعه خدمات وابسته به هم و ادغام فروشنده‌ها، هر یک می‌توانند به کاهش هزینه‌ی داده‌ها کمک کنند.
2-3- هزینه‌های گزارش‌دهی
تعداد قابل توجهی از نیروهای انسانی درگیر تجزیه‌وتحلیل داده‌های تجاری و ایجاد گزارشی با کاربرد موردی یا سایر انواع گزارشات می‌گردند. بیشتر اوقات، کارشناسان در حوزه‌ی گردانندگان و حوزه‌ی میانی سازمان، انواع مشابهی از این تجزیه‌وتحلیل‌ها را انجام می‌دهند. استانداردسازی گزارشات به گونه‌ای که بتوانند در میان بخش‌ها مشترک باشند، می‌تواند به صرفه‌جویی در هزینه منجر گردد. گزارشات ادغام شده (که مستلزم اطلاعات استاندارد و یکی شده می‌باشد) می‌تواند فرآیندها را ساده‌تر نماید و وابستگی به لایه‌های سنتی واسطه‌ها را کاهش دهد. همچنین این امر ممکن است تعداد کارکنانی که برای حمایت از عملیات گزارش‌دهی مورد نیازند را کاهش دهد. با استانداردسازی گزارشات، واحدهای تجاری می‌توانند در گروه‌های میان وظیفه‌ای، دیدگاه مشابهی نسبت به حقیقت کسب کنند که این امر، برطرف کردن اختلافات و به‌روز نمودن استراتژی‌ها را آسان‌تر می‌کند.
یک رویکرد
در تلاش برای تغییر شکل هزینه‌ها، اتخاذ یک متدولوژی آزمایش شده حائز اهمیت است.
نتیجه
تغییر شکل هزینه‌ها حرکتی است که مستلزم رهبری اختصاصی و مشارکت در داخل سازمان تجاری و در سراسر سازمان است. یک سازمان با دنبال کردن رویکردی منظم می‌تواند به کاهش هزینه‌ها اقدام نماید، بدون آن که لزوماً فرصت‌های آتی به خطر بیافتند. با کاهش هزینه‌ها به شیوه‌ی کل‌نگر، این امکان وجود دارد در حالی که سازمان به سمت سازمانی با حاشیه‌ی سود بالاتر و کاراتر تغییر جهت می‌دهد، بر ارزش سهامداران افزوده شود. همراستا ساختن استراتژی‌های سازمان، شناسایی هزینه‌ی فرصت‌ها و کارا نمودن فرآیندهای عملیاتی، نمونه‌های اندکی از گام‌هایی هستند که در دستیابی به کاهش هزینه‌ی اثربخش کمک می‌کنند.
